Nadie me firma el Learning Agreement: qué hacer

Rellenaste el Online Learning Agreement hace tres semanas. Sigue en «pendiente de firma». Has escrito dos veces y no hay respuesta. El curso empieza en quince días.

Es una de las situaciones más frecuentes y más angustiosas del Erasmus, y la respuesta habitual que encuentras por ahí es «habla con tu coordinador». Vamos a ser más útiles que eso.

Primero: ¿de verdad vas tarde?

Antes de entrar en pánico, comprueba en qué punto estás. El Learning Agreement necesita tres firmas: la tuya, la de tu universidad de origen y la de la universidad de destino. Y no van en paralelo, van en cadena: hasta que no firma la primera, a la segunda no le llega nada.

Los plazos que te amparan, según las directrices oficiales:

• El acuerdo debe estar firmado por las tres partes antes de empezar la movilidad.
• Para los cambios ya en destino, tienes cinco semanas desde el inicio del semestre para pedirlos.
• Una vez pedido un cambio, las partes deben responder en dos semanas.

Ese plazo de dos semanas es tu mejor argumento: no estás pidiendo un favor, estás recordando un compromiso con fecha.

Por qué no te contestan (casi nunca es personal)

Ayuda entender qué hay al otro lado antes de escribir en tono de reclamación:

• No le ha llegado el aviso. La plataforma manda un correo automático que acaba en spam con muchísima frecuencia. Tu coordinador puede no saber que tiene algo pendiente.
• Es profesor a tiempo completo. La coordinación Erasmus suele ser un cargo añadido a su docencia, no su trabajo principal.
• Estás escribiendo a la persona equivocada. Hay coordinador académico (valida las asignaturas) y oficina de relaciones internacionales (gestiona el procedimiento). No hacen lo mismo.
• Es agosto, o periodo de exámenes. En agosto media universidad europea está cerrada.
• Falta un dato en tu propuesta y lo dejó aparcado sin avisarte.

Qué hacer, por orden

1. Verifica que el problema no está en tu lado

Entra en la plataforma y mira en qué estado exacto está el documento y a quién le toca actuar. A veces figura como borrador porque falta tu propia firma, o porque un campo obligatorio quedó vacío. Comprueba también que la dirección de correo del coordinador que introdujiste es la correcta: un error de una letra deja el documento en el limbo.

2. Escribe un correo que se pueda contestar en treinta segundos

El error más común es mandar un mensaje largo explicando tu situación. Quien recibe veinte correos al día necesita saber en una línea qué tiene que hacer.

Asunto: OLA pendiente de firma — [Tu nombre] — [Universidad de destino] — semestre [X]

Buenos días [nombre]:

Tengo el Online Learning Agreement enviado desde el [fecha] y sigue pendiente de firma por parte de la universidad de origen. Mi movilidad empieza el [fecha].

Te dejo los datos por si ayuda a localizarlo:

— Nombre completo y DNI
— Universidad de destino y código Erasmus
— Semestre y fechas de la estancia

Si falta algún dato o hay que corregir algo, dímelo y lo cambio hoy mismo.

Muchas gracias,
[Tu nombre]

Fíjate en lo que hace ese correo: pone la fecha límite sin exigir, da los datos para buscarlo sin tener que preguntártelos y ofrece resolver cualquier problema de inmediato.

3. Si en una semana no hay respuesta, escala

No insistas tres veces a la misma persona. Escribe a la oficina de relaciones internacionales de tu universidad, con copia al coordinador.

La oficina tiene dos cosas que tú no tienes: el teléfono directo del coordinador y la relación institucional con la universidad de destino. Un correo suyo pesa distinto que el tuyo.

Añade una línea al modelo anterior:

Escribo también a la oficina porque el plazo de firma se acerca y no he podido contactar con [nombre] desde el [fecha]. ¿Podríais ayudarme a desbloquearlo?

4. Si quien no firma es la universidad de destino

Aquí tienes menos margen, y por eso el camino es distinto: no escribas tú directamente en primera instancia. Pídeselo a tu oficina de internacional, que se comunica con ellos de institución a institución.

Si aun así quieres escribir, hazlo en inglés, corto y con el código Erasmus de ambas universidades en el asunto: es como te localizan en su sistema.

5. Documéntalo todo

Guarda capturas del estado del documento con la fecha visible y copia de cada correo enviado. Si más adelante hay un problema de reconocimiento, poder demostrar que hiciste tu parte a tiempo cambia por completo la conversación.

¿Y si llego a destino sin el acuerdo firmado?

No es el fin del mundo, pero tampoco conviene relajarse. El Learning Agreement es la base del reconocimiento de tus asignaturas y un requisito del convenio de subvención que firmas con tu universidad.

Si llega la fecha y sigue sin firmar:

• Avisa por escrito a tu oficina de internacional antes de viajar, no después. Que conste que lo comunicaste.
• Matricúlate igualmente en destino de las asignaturas acordadas, y guarda el justificante.
• Sigue reclamando la firma ya desde allí: el periodo de modificaciones del primer semestre es tu ventana para regularizarlo.

Lo que no debes hacer es cambiar asignaturas por tu cuenta y dar por hecho que se arreglará. Solo vale lo que está firmado en la plataforma. Un correo del coordinador diciendo «sí, adelante» no es un acuerdo firmado.

Cómo no llegar a esta situación

1. Empieza pronto. Entre firma y firma pueden pasar semanas. Tres semanas antes del plazo no es empezar pronto.
2. Confirma quién es tu coordinador y su correo actual antes de rellenar nada.
3. Manda la propuesta sin errores. Códigos de asignatura, créditos y semestre correctos. Un fallo ahí es otra ronda de correos.
4. Avisa por correo de que lo has enviado, sin esperar a que la plataforma lo haga por ti.
5. Ten alternativas preparadas por si te rechazan una asignatura.

Si prefieres no pasar por esto

La mayoría de bloqueos vienen de propuestas con fallos: asignaturas del semestre equivocado, códigos mal copiados o créditos que no cuadran. Nosotros preparamos el acuerdo cruzando los dos planes de estudio, para que llegue a tu coordinador listo para firmar.

Antes de eso, te vendrá bien entender qué es el Learning Agreement y cómo funciona la convalidación de créditos.

Fuentes

• Comisión Europea — Directrices del Learning Agreement (KA131), plazos de firma y modificación
• Plataforma oficial del Online Learning Agreement